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ネットビジネスでファイル整理を簡単にして役立つ方法

2017/09/05

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日々の生活にhappyをプラスする|ハピタス
 
ファイル整理を簡単にしてネットビジネスに役立つ方法を解説している動画


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レビュー:★★★☆

 

《ここがオススメ》

作成したフォルダを みつける

整理の方法を ツールの紹介とともに

わかりやすく解説しています。

 

《この動画の要約》

■目的■

保管しているファイルを一瞬で見つけるようになるための

ファイル整理方法を学ぶ

◎ファイル整理での いろいろな問題

ファイルを補完する場所に迷う

存在するはずのファイルが見つからない

ファイルを見つけるのに時間がかかる

情報をうまく使えない 効率が悪い

 

◎ファイルの利用手順

収集 

・新しいファイルを作成する

・ファイルを手に入れる (ネットで集める)

 

保管 

・集めたファイルを補完する

・保管場所を決めておく

・あとから探せるように整理しておく

 

活用 

・保管しているファイルを参照 編集 活用する

・必要なファイルがすぐに見つけられる(検索性)

 

破棄 

・不要になったファイルを捨てる

 

保管場所を決めておかないので 見つからない

 

■ファイルの検索

・必ずファイルが見つかる仕組み

 

キーワード

自由入力により任意キーワードでの検索

 

フォルダ分け

仕事のテーマや情報の種類ごとにふぉるあを作って分類

 

タグ

任意のキーワードをファイルに貼付する 複数のタグを

1つ目のファイルに付けることができる

 

属性

画像 音声 文書などファイル種類や 作成日 更新日など

ファイル固有の情報で探す

 

■こうもり問題

 

こうもり問題とは?

 

情報や物を分類するときに生じる問題

一般に情報や物が複数の属性を持つのに対して そのうち

たった1つの属性に注目して分類する場合に起こる

あるひとつの ファイルが複数の属性を持ったとき

どのフォルダに保存するのか

時間がたつと 見つからなくなる

そこで タグ を付けることで解決

 

■最適な検索方法

キーワードによる自由な検索ができる

ファイルの分類はタグを使う

たった1つの分類先に絞れるときのみフォルダを使う

属性による検索が使えると より便利

 

■ファイルの整理

検索を意識して整理する

ファイル名にキーワードを入れる

後で検索するときに キーワードになる単語を入れる

 

フォルダ分け

「こうもり問題」にならないと確信出来るときだけ

フォルダを使う

 

タグ

分類の基準に基づき タグをつける どのタグをつけるか迷ったら

それらすべてのタグを付けておく

 

属性

自分が検索の時に使いそうな属性を想定しておく

 

■分類の基準 (例)

仕事の種類

アフィリエイト
せどり
セミナー講師
など

文書の種類

企画書
レポート
など

シリーズ

○○動画講座
△△レビュー資料
など

ブログの種類

○○ブログ
××ブログ

イベントの種類

2014 4/4 会議資料
2014 5/1 研修資料

その他

分類しきれないものや
後でグループ化したいものなど

 

自分の仕事など自分に合わせて分類の基準をつくる

 

タグを作ってファイルに貼って整理する

 

おすすめツール

・FenrirFS
http://www.fenrir-inc.com/jp/fenrirfs/

・Eveernote
https://evernote.com/intl/jp/download/

 

■まとめ

保管するフィルは 後で活用するためにある

必ず探し出せるよう検索の仕組みを作る

後から検索することを意識してアイルを整理する

 

<感想>

ファイル探しで 時間をとられた経験は

誰でもあるとおもいます。

仕事の効率化のためには

作成時にタグ付けしておけば

探しやすく ストレスなく

作業に打ち込めますね。

(^-^)
 
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